Peut-on enregistrer un entretien d’embauche ? Les règles pour le recruteur

• Oui, un recruteur peut enregistrer un entretien d'embauche, à condition d'en informer le candidat avant : le Code du travail interdit de collecter une information sur un candidat par un dispositif qui n'a pas été porté à sa connaissance (article L1221-9).
• L'enregistrement doit servir une finalité liée au recrutement (rédiger le compte rendu, évaluer sur des faits) et être conservé pour une durée définie.
• Le plus sûr est d'annoncer l'enregistrement dans l'invitation, de le rappeler en début d'entretien et de ne pas enregistrer si le candidat le refuse.
• Le RGPD s'applique : information du candidat, sécurité des fichiers, accès limité, droits d'accès et d'effacement.
• Un outil qui prétend lire les émotions d'un candidat est à proscrire : le règlement européen sur l'IA interdit la reconnaissance des émotions sur le lieu de travail.

Enregistrer un entretien change la façon de le mener : on écoute au lieu de prendre des notes, et le compte rendu repose sur ce qui a été dit plutôt que sur ce dont on se souvient. Encore faut-il le faire dans les règles. Voici ce que le recruteur doit savoir avant d'appuyer sur « enregistrer ».

Ce que dit le Code du travail

Trois articles encadrent les méthodes utilisées pendant un recrutement.

L'information préalable (article L1221-8). Le candidat doit être expressément informé, avant leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'aide au recrutement utilisées à son égard. Ces méthodes doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie, et les résultats obtenus sont confidentiels.

Pas de dispositif caché (article L1221-9). Aucune information concernant personnellement un candidat ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance. Un enregistrement à l'insu du candidat est donc exclu. Enregistrer les paroles d'une personne sans son consentement peut en outre relever du Code pénal (article 226-1).

Le lien avec le poste (article L1221-6). Les informations recueillies ne peuvent servir qu'à apprécier la capacité du candidat à occuper l'emploi. L'enregistrement sert à évaluer ce que le candidat dit de son parcours et de ses compétences, rien d'autre.

Ce que demande le RGPD

Un enregistrement est une donnée personnelle, et sa transcription aussi. Concrètement :

• Informer le candidat : qui est responsable du traitement, à quoi sert l'enregistrement, qui y a accès, combien de temps il est conservé, et comment exercer ses droits (accès, rectification, effacement, opposition).
• Limiter l'accès aux personnes qui participent au recrutement.
• Sécuriser les fichiers : pas d'enregistrement qui traîne sur un ordinateur personnel ou dans une boîte e-mail.
• Fixer une durée de conservation. Pour les candidats non retenus, la CNIL recommande de ne pas conserver les données plus de deux ans après le dernier contact, en les en informant. Pour un enregistrement audio, une durée bien plus courte suffit le plus souvent : il ne sert plus une fois le compte rendu rédigé.
• Répondre aux demandes : un candidat peut demander les données qui le concernent, ce qui peut inclure la transcription et le compte rendu.

Comment informer le candidat

L'information se fait en deux temps : par écrit avant l'entretien, à l'oral au début.

Dans l'invitation, par exemple :

« Avec votre accord, nous enregistrerons le son de l'entretien. L'enregistrement sert uniquement à rédiger le compte rendu de l'entretien et n'est accessible qu'aux personnes qui participent au recrutement. Il est supprimé dès que le compte rendu est établi. Si vous préférez que l'entretien ne soit pas enregistré, dites-le-nous simplement : cela n'aura aucune incidence sur votre candidature. »

Au début de l'entretien, avant de lancer l'enregistrement :

« Comme indiqué dans l'invitation, j'aimerais enregistrer notre échange pour pouvoir vous écouter sans prendre de notes. Êtes-vous d'accord ? »

Si le candidat refuse, n'enregistrez pas, et ne lui en tenez pas rigueur. Prenez quelques notes et faites une note de débrief à chaud juste après l'entretien.

Enregistrer un entretien en visio ou par téléphone

Les mêmes règles s'appliquent, quel que soit le support.

En visio, les outils de visioconférence courants affichent un avertissement quand l'enregistrement démarre. Cet avertissement ne remplace pas l'information préalable : annoncez-le dans l'invitation et au début de l'échange.

Par téléphone, rien ne signale l'enregistrement au candidat. L'annonce orale en début d'appel est indispensable.

En face à face, posez l'appareil en évidence sur la table. Un enregistrement caché, même d'un simple téléphone dans une poche, est exactement ce que la loi interdit.

Ce qu'il ne faut jamais faire d'un enregistrement

• L'enregistrer sans prévenir, ou « oublier » de couper l'enregistrement après l'entretien.
• Le faire circuler par e-mail ou messagerie, au-delà des personnes qui participent au recrutement.
• Analyser le visage, la voix ou les émotions. Le règlement européen sur l'IA interdit depuis février 2025 les systèmes qui déduisent les émotions d'une personne sur le lieu de travail. Un candidat ne se juge ni à son expression, ni à son ton.
• Le garder sans limite. Un enregistrement oublié sur un serveur est un risque, pas une archive.
• S'en servir pour autre chose que le recrutement pour lequel il a été fait.

Ce que vous gagnez à enregistrer

Bien encadré, l'enregistrement change la qualité de l'entretien :

• vous écoutez au lieu d'écrire, et vos relances sont meilleures ;
• le compte rendu repose sur ce qui a été dit, avec des citations exactes, et pas sur une mémoire qui reconstruit (voir notre modèle de compte rendu d'entretien) ;
• le manager qui n'était pas là peut s'appuyer sur des faits ;
• en cas de désaccord entre intervieweurs, on revient à la réponse exacte du candidat.

Comment ResumeRank traite l'enregistrement

L'analyse d'entretien de ResumeRank a été conçue avec ces règles.

Seul le son est analysé. Quand vous déposez une vidéo, la piste audio est extraite directement dans votre navigateur : seul le son est envoyé. Ni le visage, ni l'attitude, ni les émotions ne sont évalués, seulement le contenu des réponses.

Le fichier audio est effacé dès que l'analyse est terminée. La transcription et le compte rendu restent dans le dossier du candidat jusqu'à ce que vous supprimiez l'entretien, ce que vous pouvez faire à tout moment : l'enregistrement et la transcription sont alors effacés.

Les données restent en France. Les comptes rendus et les transcriptions sont stockés à Paris.

Les critères protégés sont exclus. L'évaluation ne tient jamais compte de l'âge, de l'origine, de l'accent, de la situation familiale, de la santé ou de l'apparence. Les règles à suivre pendant l'entretien sont détaillées dans notre article sur les questions interdites en entretien d'embauche.

Et quand l'entretien n'est pas enregistré, la note de débrief prend le relais : quelques minutes dictées à chaud, transcrites et rangées dans le dossier (offres Recrutement et Équipe).

Questions fréquentes

Le candidat peut-il refuser l'enregistrement ? Oui. Dans ce cas, n'enregistrez pas, et ne laissez pas ce refus peser sur l'évaluation. Une note de débrief rédigée ou dictée juste après l'entretien remplace l'enregistrement.

Faut-il un accord écrit du candidat ? L'essentiel est que le candidat soit informé avant l'entretien et qu'il puisse refuser. L'invitation écrite, puis la question posée au début de l'enregistrement, en gardent la trace.

Combien de temps garder l'enregistrement d'un entretien ? Le temps de rédiger le compte rendu. Le compte rendu lui-même suit la durée de conservation des données de candidature, que vous devez fixer et annoncer au candidat.

Le candidat peut-il demander une copie de l'enregistrement ? Il peut demander l'accès aux données qui le concernent. Si l'enregistrement a déjà été supprimé, la transcription et le compte rendu peuvent faire partie de ces données.