Le logiciel de CVthèque qui retrouve le bon candidat dans votre vivier

La plupart des équipes RH possèdent déjà une CVthèque. Elle s'appelle « Dossier Recrutement 2025 » sur un Drive partagé, ou c'est l'onglet « Candidats » d'un ATS que personne n'ouvre. Le problème n'est jamais le stockage : les CV sont bien là. Le problème, c'est qu'on ne sait pas les ressortir au bon moment.

Une CVthèque logiciel classique vous propose une recherche par mots-clés. Pour retrouver un profil, il faut donc deviner les termes exacts que le candidat a employés dans son CV — « chef de projet », « project manager », « PMO », « coordinateur de projets ». Un seul synonyme oublié et le bon candidat reste invisible. Vous concluez que votre vivier est vide, et vous rediffusez une annonce.

Un logiciel de CVthèque utile fait l'inverse : il part du poste à pourvoir et va chercher qui, dans votre base, s'en approche le plus. C'est exactement ce que fait le vivier de candidats de ResumeRank. Le poste et les CV sont convertis en représentations numériques comparables, ce qui permet de rapprocher un CV d'un poste même quand aucun mot n'est identique. Puis l'IA relit les meilleurs profils pour leur attribuer un score de pertinence sur 100 et expliquer, en une phrase, pourquoi ce candidat mérite votre attention.

Créer une CVthèque part généralement d'un projet d'import interminable. Ici, il n'y a rien à importer : la matière première existe déjà. Chaque CV que vous avez analysé sur un poste a laissé dans ResumeRank son texte intégral, le nom du candidat, ses compétences observées, son niveau de séniorité et son nombre d'années d'expérience.

La synchronisation reprend ces analyses une par une et en fait des fiches candidat. Un candidat qui avait postulé à trois postes différents ne crée pas trois fiches : la déduplication se fait sur l'e-mail (ou sur le nom complet quand l'e-mail est absent) et la fiche conserve la liste des postes sur lesquels il est passé. Une fois l'import terminé, le logiciel prépare le matching intelligent en calculant les représentations vectorielles de chaque CV — c'est la phase qui rend la recherche par poste possible.

Si vous travaillez avec un ATS connecté, la synchronisation récupère aussi les candidatures venues de cette source. Le vivier n'aspire en revanche aucun profil ailleurs : on n'achète pas de base, on ne scrape pas les réseaux sociaux. Votre CVthèque interne ne contient que des candidats qui vous ont réellement adressé leur CV.

Le coût réel d'un recrutement se concentre au début : rédiger l'annonce, la diffuser, attendre, puis trier des dizaines de candidatures dont la plupart ne correspondent pas. Réactiver un vivier de talents supprime toute cette phase pour les profils que vous avez déjà vus.

Concrètement, l'onglet Vivier d'un poste vous présente les candidats de votre CVthèque classés par pertinence, avec pour chacun le score sur 100, la raison du rapprochement, le dernier poste occupé, l'expérience, la ville et la distance par rapport au poste. Les candidats ayant déjà postulé à ce poste précis sont écartés de la liste : on vous propose du neuf, pas des doublons.

À partir de là, tout se fait depuis la même page. Vous ouvrez le CV d'origine, vous lancez une analyse complète du candidat sur ce poste — la même que pour une candidature entrante, avec son score détaillé — puis vous pré-sélectionnez ou vous écartez. Les profils retenus rejoignent votre shortlist et suivent le même circuit de validation que les autres candidats.

C'est là que le gain de temps de l'analyse automatisée se cumule : 30 secondes pour évaluer un CV, jusqu'à 80 % de temps gagné sur le tri, soit environ 8 heures récupérées sur 10 heures de tri hebdomadaire. Un vivier bien exploité ajoute à cela les heures de sourcing que vous n'avez plus à engager.

Une CVthèque est un traitement de données personnelles, et le recruteur en reste responsable. Deux questions reviennent systématiquement : où sont hébergées ces données, et combien de temps a-t-on le droit de les conserver ?

Sur le premier point, les CV sont hébergés en France, à Paris. Le vivier ne contient que des candidatures que vous avez réellement reçues : aucun profil n’est acheté ni ajouté par un tiers.

Sur le second point, la règle est la vôtre à fixer : la CNIL recommande de ne pas conserver le dossier d'un candidat non retenu au-delà de deux ans après le dernier contact, sauf accord du candidat. Un candidat peut à tout moment exercer son droit d'accès, de rectification ou d'effacement (articles 15, 16 et 17 du RGPD). Les durées de conservation appliquées par ResumeRank à votre compte et aux CV analysés sont détaillées dans notre politique de confidentialité.

Bonne pratique : informez les candidats, dès l'accusé de réception de leur candidature, que leur CV pourra être conservé dans votre vivier et réutilisé pour d'autres postes, en indiquant la durée retenue et la façon de demander la suppression. C'est une phrase à ajouter à votre e-mail type, et votre CVthèque devient conforme.

Le vivier de candidats n'est pas un module facturé à part : il est inclus dans les offres Recrutement et Équipe, sans supplément et sans limite de profils propre au vivier. C'est votre quota d'analyses mensuelles qui rythme son remplissage, puisque chaque CV analysé y entre.

L'offre Recrutement est à 99 € par mois (79 € par mois en facturation annuelle) et comprend 400 analyses de CV par mois, 30 comptes rendus d'entretien, deux utilisateurs, l'import et l'enrichissement LinkedIn et le partage aux managers. L'offre Équipe est à 249 € par mois (199 € par mois en facturation annuelle) et ajoute 1 500 analyses mensuelles partagées, 5 utilisateurs inclus, l'espace de travail d'équipe et la connexion WeRecruit.

L'offre Tri, à 49 € par mois, analyse et classe les CV mais n'inclut pas le vivier : c'est l'offre des besoins ponctuels, quand on n'a pas encore d'historique à réactiver.