Avant de recruter un assistant de direction : cadrer le besoin
Un assistant de direction n'assiste pas une entreprise, il assiste une personne. C'est la première chose à écrire noir sur blanc : de qui dépend le poste, combien de dirigeants sont concernés, et ce que ces dirigeants délèguent réellement. Un directeur général qui voyage trois semaines par mois et un directeur de site qui reste au même endroit n'ont pas besoin du même profil, même si l'intitulé est identique.
Listez ensuite les missions telles qu'elles se passeront vraiment, en volume : combien de réunions à organiser par semaine, combien de déplacements à réserver par mois, y a-t-il des comités dont il faudra préparer les dossiers et rédiger les comptes rendus, dans quelle langue travaillent les interlocuteurs. Ce sont ces volumes qui font la différence entre un poste tenable et un poste qui épuise son titulaire en six mois.
Séparez enfin l'indispensable du souhaitable. Indispensable presque partout : tenir un agenda à contraintes multiples, écrire sans faute, organiser des déplacements, et garder pour soi ce qui passe entre ses mains. Souhaitable selon les entreprises : l'anglais à l'oral, la préparation de comités, le suivi des notes de frais ou d'un budget de direction, la maîtrise d'un outil précis. Confondre les deux vous fera écarter de bons candidats sur un critère secondaire.
- Le piège n° 1 : écrire une annonce pour deux métiers. Si vous attendez aussi les services généraux et les fournisseurs, c'est un office manager que vous cherchez — ou un poste mixte, à assumer et à payer comme tel.
- Le piège n° 2 : ne pas écrire la confidentialité. C'est pourtant la première attente du dirigeant, et elle change la lecture des CV comme le déroulé de l'entretien.
- Le piège n° 3 : demander « anglais courant » par réflexe. Lire des e-mails, prendre un appel ou animer une réunion ne demandent pas le même niveau : décrivez l'usage, pas une étiquette.
- Le piège n° 4 : laisser le niveau d'autonomie implicite. Un dirigeant qui valide chaque arbitrage d'agenda et un dirigeant qui délègue tout son planning ne cherchent pas la même personne.
- Le piège n° 5 : découvrir au troisième entretien que le poste est à temps plein et sur site. Les conditions de travail se disent dans l'annonce, pas à la fin du processus.